如果一份演示文稿包含敏感或机密数据，那么可以加密文件，使用密码保护文件。加密对文件进行的一种"编码"，目的是使任何人都无法查看此文件一一无论是从PowerPoint 内部还是使用其他任何类型的文件浏览工具。
可以为一个文件输入两个独立的密码:打开权限密码和修改权限密码。使用打开权限密码以防止未经授权的用户查看文件。使用修改权限密码以防止用户修改文件。
可以使用一种或两种密码，也可以不使用密码。例如，假如您有一份包含工资信息的个人演示文稿。那么可以使用打开权限密码，向人力资源部门中需要访问这些信息的少数关键人员分发密码。但随后还可以使用修改权限密码，确保这些人都不能在查看信息时修改这份演示文稿。
对于打开权限密码，可以指定加密方法和密码长度。可用的加密码特别多，其间的差别仅对高级技术用户有意义。然而，如果您确实有某种偏好，可在选择打开权限密码时加以选择。
要管理文件的密码和其他安全性设置，按以下步骤操作:
1.按平常的方法，在"另存为"对话框中保存文件。
2. 单击" 工具"，选择"常规选项"，此时会打开"常规选项"对话框。如图3.11 所示。
3. 如果希望使用打开权限密码，在"打开权限密码"文本框中输入。
4. 如果希望使用修改权限密码，在"修改权限密码"文本框中输入。
5. (可选)如果希望从文件中删除个人信息，例如在"属性"对话框的"作者"字段中删除您的姓名，可选中"保存时自动删除在该文件中创建的个人信息"复选框。
图3. 1 1 设置密码以防止未经授权的访问
6. ( 可选)如有必要，可以调整PowerPoint 的宏安全级别(应用于所有文件，而不仅仅是当前文件)，方法是单击"宏安全性"按钮，在"信任中心"中修改设置，修改完毕后单击"确定"按钮返回"常规选项"对话框。
7. 单击"确定"按钮。
8. 如果在第3 步中指定了密码，此时会出现一个确认对话框。重新输入相同的密码，再单击"确定"按钮。
9. 如果在第4 步中指定了密码，此时会出现一个确认对话框。重新输入相同的密码，再单击"确定"按钮。
10. 按正常方式继续完成保存。
您(或其他用户〉打开文件时，会出现"密码"提示框。必须输入打开权限密码才能打开演示文稿文件。修改权限密码不发挥作用。正确输入打开权限密码后，如果设置了单独的修改权限密码，还会出现相应密码输入提示。在此处可以选择输入修改权限密码、取消或者单击"只读"按钮，以只读模式打开演示文稿。
